一旦多数会馆都使用同一个管理平台，会馆之间更容易互相交流，如有活动可直接连接、互通。随着行政事务简化，就可以有更多时间和精力，集中协助会馆其他方面的会务和活动。

新加坡宗乡会馆联合总会鼓励会馆会员通过共享资源的管理系统，在同一平台上数码转型，以简化行政工作，把更多精力放在其他会务。

会馆的文书工作过去多由义务理事或兼职员工处理，而且以年长人士居多，方式也比较传统，用的多是书写和影印，近年不少会馆虽开始采用办公软件，但和真正的数码化还有一段距离。

宗乡总会执行总秘书马进强接受《联合早报》访问时说：“理事会换届，员工也会换人，交接不顺利或不完整的状况时有所闻。其他如遗失、蓄意破坏、火患和电脑黑客的问题也可能发生。有效的数码化转型可解决这大部分的问题，还能提高工作效率，尤其在日常管理方面。”

宗乡总会引进美国软件公司Salesforce的客户关系管理系统。马进强指出，选择值得信赖的软件很重要，必须具有安全性和可延续性，避免出现使用一段时间后公司不再经营或资料外泄遗失的问题。采用宗乡总会建议的系统，另一好处是总会可协助长期管理，并提供咨询与帮助。

一旦多数会馆都使用同一个管理平台，会馆之间更容易互相交流，如有活动可直接连接、互通。随着行政事务简化，就可以有更多时间和精力，集中协助会馆其他方面的会务和活动。

潮州八邑会馆和南洋客属总会，已率先响应宗乡总会的号召。东安会馆和厦门公会也进入整理会员资料的阶段。另有三家会馆琼崖王氏祠、莆田会馆和莆仙同乡联合会也刚加入。

负责为宗乡总会提供这套客户关系管理系统的公司CrimsonWork Solutions，在八邑会馆和客属总会使用的过程中，吸取了宝贵经验，不断优化系统和服务。公司董事经理唐志雄说，会馆在整理和更新会员资料方面需要较长时间，一旦资料输入就已迈开一大步，接下来是适应新系统和学习操作。唐志雄说，他的公司已将系统翻译成中文，方便会馆使用。

费用方面，宗乡总会争取到慈善机构的优惠价格，而且可以跟会员分享系统的使用执照，所以个别会馆只需支付一年120元的执照费。另外再支付1000元，会馆就可获得操作系统的使用培训，宗乡总会之后也可提供咨询和援助。

八邑会馆是在2019年开始接触这一套系统，2020年正式投入使用。执行总秘书陈秀娟分享道：“目前已成功在系统存档的会员约5000名。现在活动消息可通过系统群发电邮通知会员，要更新会员资料也更容易，新会员要加入也可以在网站直接申请，非常方便。此外，所有出席活动和会议的会员都有记录，方便进行大数据分析。”

客属总会约2300名会员的资料也已在去年中输入系统，如今会员的专业、特长、在不同社团担任的职位等都一目了然。总务吴文昌指出，举办活动时在系统的帮助下更容易找到可提供支援的会员，也可以利用大数据分析哪些人有兴趣参与，这对下一次的活动预算和针对性宣传很重要。

呼吁政府提供数码转型津贴

客属总会秘书钱莉充分使用系统的多项功能，包括会员增改删查、贺卡定时群发、远程资料修改、会议活动安排、资料记录保存等。她说：“很重要的是可以通过手机应用，随时随地查阅工作任务和各类信息以及远程管理。”

采纳客户关系管理系统只是数码转型的其中一部分，马进强也建议会馆创建及更新网站。他说：“好些会馆即使有网站，也停留在旧设计，没有更新信息，无法吸引用户浏览。一些也没有经营社交媒体平台如面簿。宗乡总会可提供这方面的协助并争取到优惠价，协助会馆会员设计更实用和具时代感的网站。”

在会馆数码转型方面，陈秀娟呼吁政府给予津贴。她说：“政府对于文化机构和慈善组织的提升和转型，以及个人的终身学习大力支持。社团会馆也是非盈利组织，希望政府同样能够在培训等方面给予经济援助。”