受访律师提醒，离职员工应归还公司文件，如果曾把文件下载至个人设备，也应立即删除，以避免面对不必要的法律风险。
Dentons瑞德律师事务所商标、特许经营与分销业务组主管李素怡接受《联合早报》访问时指出，员工在合同终止时应确保归还所有属于雇主的文件和工作设备，如手提电脑和手机；若使用个人设备处理过公司事务，也应删除所有公司文件。
李素怡也是律所的许可业务组联席主管。她指出，新加坡虽没有针对保密信息的专门法规，但判例法已确立前雇员对商业秘密的保密义务。即使合同未明确规定，前雇员仍不得使用或披露任职期间接触到的任何商业秘密。
专家：即使合同未明确规定 前雇员仍不可披露商业机密
“通常，即使没有明确的合同条款，前雇员仍有义务不使用或披露前雇主的任何商业秘密。因此，前雇员应确保他们不持有、披露或使用在公司任职期间接触到的任何商业秘密。”
卫达仕凯德律师事务所（Withers KhattarWong LLP）劳动法主管阿玛吉·考尔（Amarjit Kaur）指出，本地员工离职时可能同时受合同义务和衡平法保密义务的约束。大多数雇佣协议包含归还公司财产和保密条款，而普通法亦可施加衡平法上的保密义务。即使未实际滥用信息，只要信息具备必要保密性且在保密义务范围内被披露，雇主就可以提出违反保密义务的索赔。
立杰律师事务所（Rajah and Tann LLP）劳动法业务部合伙人谢敏怡说，若文件存于公司共享硬盘或云端，员工无须采取任何行动；若存于个人硬盘或云端，则应彻底删除。
投资公司Hayate Partners前雇员库玛尔离职后仍在个人设备中保留上千公司文件，遭到公司起诉，须作出赔偿。阿玛吉说，这起案件为所有公司带来重要启示，即公司应尽可能全面和明确起草合同保密义务，以避免未来的纠纷。公司不应指望法院采纳衡平法原则，为合同之外再加更广泛的保密义务。
她建议，公司可实施全面离职程序，包括信息科技审计、数据删除监督，并要求离职员工出示已归还或删除公司信息的证明，并定期培训员工，让他们充分了解有关数据保护和保密的义务。
网络安全专家提醒，公司应定期培训员工，提升员工对机密信息的认知和防护意识；员工则须在离职时妥善处理资料，不要保留公司文件，以免违反雇佣合约。
公司可建立数据治理框架 用技术追踪登录下载纪录
延伸阅读
安信资讯安全公司（Ensign InfoSecurity）首席法务官兼企业职能部副总监陈美云指出，无论是有关客户的数据、公司的策略还是财务记录，若被不当处理、复制或擅自获取，都可能导致严重后果。这包括公司蒙受财务损失、监管审查及声誉受损，“员工还可能面对法律责任，包括民事索赔或刑事调查”。
她说，公司应建立完善的数据治理框架，把文件视为战略资产，管控登录权限，制定员工离职后如何处理公司数据的政策，并利用技术追踪数据的登录和下载方式、时间和人员，以便及时发现异常活动。
公司也应定期提醒员工，并提供培训，更关键的是培养信任与问责的文化，让员工意识到保护数据不仅关乎法律义务，也是职业操守和道德责任的一部分。
受访律师和网安专家也提醒受雇员工，应清楚理解雇佣合同中的保密义务和财产归还条款，若有正当需要，如就业或薪资证明，应通过人事部提出正式申请。
李素怡建议，最好的做法是将工作与个人文件分开，不要使用私人设备办公，同时熟悉合同并了解对机密信息须承担的义务。“员工也应注意雇主的信息科技和数据保护政策，及时了解义务的更新或变化。”
离职后保留上千文件 前雇员须赔偿雇主
投资公司Hayate Partners的前投资者关系部门主管库玛尔（Kumar）在离职前两周下载数千份公司文件，并在离职后仍保留这些文件的副本。高庭裁定他违反合同规定以及衡平法上的保密义务，须赔偿雇主，具体金额待评估。
根据高庭今年3月发布的判词，库玛尔在任职期间，除了使用公司Hayate Partners配发电脑处理公事，也用个人电脑和手机浏览及下载文件。当时，大部分涉密信息存储在谷歌云端硬盘（Google Drive）。
库玛尔的聘约列明保密条款，要求他对公司机密信息保密，不得为自己或他人牟利，离职后也须遵守。聘书也规定他离职时须交还所有与公司业务相关的资料和财产。
2021年12月，库玛尔辞职。公司展开雇员离职程序的审计时发现，库玛尔在最后工作日前两周从云端硬盘下载4800份文件，疑似存入个人设备，并在离职后继续保留。这家投资公司随后提起诉讼，最终胜诉。
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